Wij hebben enkele voorwaarden opgesteld die het voor u en ons helder houden.

Deze voorwaarden zijn van toepassing voor alle buitenhuisvakanties uit ons aanbod. Deze algemene voorwaarden staan tevens op www.bijeva.be/algemene_voorwaarden.html en zijn toegevoegd aan de ingediende bekendmaking van de buitenhuisvakanties, of de inschrijvingsformulieren, of de bevestiging van de boeking. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing met uitsluiting van andere algemene voorwaarden. Van deze voorwaarden kan enkel in onderling overleg en schriftelijk worden afgeweken. Inschrijven voor een buitenhuisvakantie uit het vakantieaanbod van BiJeVa vzw betekent dat de inschrijver aangeeft kennis te hebben genomen en in te stemmen met deze algemene voorwaarden.

Algemeen

BiJeVa vzw behoudt zich nadrukkelijk het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen en aan te passen.

Aanduidingen, begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

- buitenhuisvakantie: één van de vakanties uit het aanbod van BiJeVa vzw;

- boeker: degene die, op eenvoudig verzoek  face to face met Anny De Windt haar het inschrijvingsformulier tot deelname aan een buitenhuisvakantie laat invullen of bij al dan niet uitdrukkelijke opdracht van een inschrijver, het inschrijvingsformulier tot deelname aan een buitenhuisvakantie invult en bezorgt aan BiJeVa vzw of via Steunpunt Vakantieparticipatie de gewenste reservatie bezorgt aan BiJeVa vzw;

- extern betrokkenen: professionele sociale organisaties die zich richten tot mensen met een laag inkomen (bijvoorbeeld een OCMW, een CAW, een Sociale werkplaats, een Welzijnsschakel, CLB... ),  erkende en gesubsidieerde voorzieningen (al dan niet ambulant) binnen de bijzondere zorg en Steunpunt Vakantieparticipatie. een dienst van Toerisme Vlaanderen;

- inschrijver: de wettelijke vertegenwoordiger of de extern betrokkene welke zorgen/steun/verblijf/huisvesting verstrekt aan de deelnemer, die door middel van een inschrijvingsformulier of via reservatie bij Steunpunt Vakantieparticipatie verzocht heeft zijn kind(eren) in te schrijven voor deelname aan een buitenhuisvakantie;

- deelnemer: het kind voor wie een deelname aan een buitenhuisvakantie werd gevraagd;

- inschrijven of boeken: het ter beschikking stellen of laten stellen van een ingevuld inschrijvingsformulier of aanvraag tot reservatie opgesteld door Steunpunt Vakantieparticipatie aan BiJeVa vzw;

- inschrijving of reservatie: de te verrichten levering, waarvan in het inschrijvingsformulier of de reservatie opgesteld door Steunpunt Vakantieparticipatie melding is gemaakt;

- inschrijvingsformulier/inschrijvingsgegevens: een door BiJeVa vzw uitgegeven document waarop de beschrijving van de inschrijver, de beschrijving van de te verrichten levering en van de daarbij betrokken deelnemer(s), de deelnameprijs en de voor de levering geldende voorwaarden op het inschrijfformulier staat en/of dat op de site te vinden is;

- reservatie Steunpunt Vakantieparticipatie: de beschrijving van de inschrijver met vermelding van zijn/haar coördinaten, de te verrichten levering en van de daarbij betrokken deelnemer(s), en de deelnameprijs;

- (laagdrempelige) deelnamebijdrage: het door de inschrijver of een extern betrokkene te betalen deel van de kostprijs van een buitenhuisvakantie;

- kostprijs: hoeveel EURO het aan BiJeVa vzw kost om één deelnemer op één buitenhuisvakantie van vijf dagen mee te nemen. Bij de berekening daarvan worden volgende kosten, die in een geregistreerde begroting van de betrokken buitenhuisvakantie zijn vastgelegd, in rekening gebracht: alle kosten die betrekking hebben op de basiswerking van BiJeVa vzw, alle kosten die betrekking hebben op het voor elkaar krijgen van een zomer- en herfstvakantie en alle kosten die betrekking hebben op het zomer- en herfstvakantiegebeuren;

- bevestiging van inschrijving / boeking: één of meer nota's die van verstrekte inlichtingen op het inschrijvingsformulier of op het overzicht van een gewenste reservatie ter beschikking gesteld door Steunpunt Vakantieparticipatie zijn opgemaakt en waarin wordt medegedeeld dat de deelnemer werd geboekt voor deelname aan een bepaalde buitenhuisvakantie; de bevestiging aan Steunpunt Vakantieparticipatie en aan de in haar reservatie opgegeven sociale organisatie bevat bovendien de voor de levering geldende voorwaarden;

- dag: een kalenderdag;

- site: de website www.bijeva.be die wordt gebruikt door BiJeVa vzw;

- partnerschap: er is sprake van een partnerschap met BiJeVa vzw als er aan BiJeVa vzw door een extern betrokken partij een jaarlijkse subsidie  voor haar vakantiewerking of jaarlijks een extra toelage per client van een extern betrokkene wordt betaald.

Deelnemingsvoorwaarden

Ons vakantieaanbod is bedoeld voor alle thuiswonende kinderen, van 6 t.e.m. 13 jaar, uit de Vlaamse samenleving, of ze nu van allochtone of autochtone afkomst zijn, uit gezinnen bij wie financiele krapte samenvalt met een slechte positie op de levensgebieden huisvesting, gezondheid, scholing, arbeid en met een beperkt voorhanden sociaal en cultureel kapitaal!

Wat de toeleiding van deelnemers betreft kan de vereniging partnerschappen afsluiten. Wel wil BiJeVa v.z.w. in het kader van hoe zij buitenhuisvakanties aanbiedt de voorkeur geven aan partnerschappen op basis van een win-winsituatie.
Gebiedsgericht is de toeleiding van deelnemers met voorrang specifiek gericht op kinderen uit gezinnen die in verborgenheid geconfronteerd worden met beperkende materiële en sociale omstandigheden (stille armen).

Afzonderlijk of wanneer na haar analyse van de eigen toeleiding het aantal plaatsen niet volledig benut werd kan de vereniging al dan niet via partnerschappen/samenwerkingsverbanden met extern betrokkenen zoals professionele sociale organisaties, erkende en gesubsidieerde voorzieningen binnen de Bijzondere Jeugdzorg, de toeleiding uitbreiden waarbij het aantal deelnemers en de spreiding daarvan per extern betrokkene op jaarbasis een beslissing van de BiJeva-regie blijft zonder motivatie en beroepsmogelijkheid.

Toeleiding van de deelnemers via samenwerkingsverbanden met OCMW's en andere extern betrokken professionele(sociale) organisaties / instellingen, erkende voorzieningen binnen de Bijzondere Jeugdzorg, behoudens Steunpunt Vakantieparticipatie, dient uitsluitend te gebeuren via het inschrijfformulier van BiJeva vzw dat op deze site staat.
Bij vroegtijdig volgeboekt wordt steeds de eerst volgende vakantie aangeprezen of bij afspraak kan men er voor kiezen de plaats in te nemen van iemand die afhaakt wegens ziekte of persoonlijke redenen, ook opkomen als een deelnemer bij de start van de vakantie niet opdaagt hoort bij de afspraakmogelijkheden

Om er zeker van te zijn dat de laagdrempelige deelnameprijs in de juiste handen terecht komt is elke deelname aan een buitenhuisvakantie uit het aanbod van BiJeVa vzw, aan een inkomstenvoorwaarde van het gezin, waarvan de deelnemer deel uit maakt, verbonden. Bij de toeleiding van deelnemers door extern betrokken professionele sociale organisaties dient de screening v/d inkomstenvoorwaarde te gebeuren door de inschrijver. Bij de toeleiding van deelnemers rechtstreeks door BiJeVa gebeurt de screening v/d inkomstenvoorwaarde door bezielster Anny De Windt aan de hand van het laatst ingecohierde aanslagbiljet en eventueel aanvullende betalingen van bijkomende lasten.
De EU-SILC 2007 ('European Union Statistics on Income and Living Conditions') statistiek aangepast a/d index geldt als basis om het gezinsinkomen, vermeld op het laatst bij de bevoegde belastingdienst ingecohierde aanslagbiljet personenbelasting en dat aan het gezin door de fiscus werd toegezonden, met de inkomensgrenzen te bekijken.
Houd er in elk geval rekening mee dat voor het vergelijken met de maximum EU-SILC berekende inkomens niet simpelweg het bedrag van het aanslagbiljet in de weging wordt opgenomen, maar men ook rekening kan houden met uitgaven wegens bijkomende omstandigheden (schulden, medische kosten, ...).

De voertaal tijdens de vakantiewerking is Nederlands. Anderstalige ouders van wie de kinderen die zij inschrijven voor een vakantiedeelname geen of onvoldoende Nederlands begrijpen en spreken aanvaarden dat:
- wij hun kind(eren) bij een groep en/of bij groepen plaatsen waarin enkel Nederlands wordt gesproken;
- de vzw BiJeVa geen enkele verantwoordelijkheid aanvaardt indien het ongeval of schadegeval waar hun kinderen het slachtoffer van worden had kunnen vermeden worden indien hun kind(eren) wel voldoende Nederlands begrepen.
- de zorg, verzorging en begeleiding gebeurlijk niet optimaal verloopt als hun kind pijn heeft, zich wat ongelukkig voelt, even getroost wil worden ... omdat het zich niet verstaanbaar kan maken.

Op het ogenblik van deelname wordt de deelnemer automatisch toegetreden lid van BiJeVa vzw en moet er geen jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage worden betaald.

Inschrijven of boeken

Door het onder elektronische vorm insturen van het inschrijvingsformulier verklaart de extern betrokkene, die het formulier liet invullen door een gemachtigd persoon, dat hij/zij de wil had zich te binden aan de inhoud van huidig inschrijvingsformulier en aanvaardt de aansprakelijkheid bij het gebruik van e-mails en de juridische waarde van een e-mail.

Inschrijvingsgegevens

Als inschrijver geeft u aan de recruteerster Anny De Windt de toelatingom de door u verstrekte gegevens van deze boeking en in voorkomend geval ter beschikking gestelde bewijzen van inkomens en eventuele uitgaven mee te delen aan BiJeVa vzw om de boeking verder te verwerken en de kortingen toe te staan.

Bevestiging van inschrijving

Inschrijving via bemiddeling van een extern betrokkene, met uitzondering van een gewenste reservatie ingediend door Steunpunt Vakantieparticipatie, dient steeds en uitsluitend te gebeuren met een inschrijvingsformulier dat wordt uitgegeven door BiJeVa vzw. Het inschrijvingsformulier is te vinden op www.bijeva.be/,  pagina 'Publikaties voor extern betrokkenen' rubriek 'Recenste publikaties' (linker kolom) titel 'Inschrijvingsformulier deelnemers (enkel voor organisaties)' of kan aangevraagd worden bij annydewindt@bijeva.be. Bij inschrijving via bemiddeling van een extern betrokkene ontvangt deze na het indienen van het inschrijvingsformulier steeds een schriftelijke bevestiging/afwijzing van de inschrijving. In voorkomend geval van aanvaarding worden verder een betalingsverzoek, een in te vullen medische steekkaart, een lijstje met wat als bagage (indien mogelijk) dient meegenomen te worden en een lijst met opstap- / afhaalplaatsen naar / van de vakantieplek toegevoegd. Bij inschrijving via bemiddeling van Steunpunt Vakantieparticipatie ontvangt de door het steunpunt opgeven inschrijver steeds een schriftelijke bevestiging/afwijzing van de inschrijving. In voorkomend geval van aanvaarding worden verder een betalingsverzoek, een in te vullen medische steekkaart, een lijstje met wat als bagage (indien mogelijk) dient meegenomen te worden en een lijst met opstap- / afhaalplaatsen naar / van de vakantieplek toegevoegd.

Bij inschrijving rechtstreeks door Anny De Windt krijgt u onmiddellijk een mondelinge bevestiging en voornoemde stukken.

Boekingen rechtstreeks bij bezielster Anny De Windt en via organisaties/instanties waar BiJeVa vzw een partnerschap mee heeft worden met voorrang behandeld. Toekenning van deze boeking strikt op volgorde van ontvangst aanvragen! Voor de eventuele overige plaatsen gebeurt de aanvaarding eveneens strikt op volgorde van ontvangst aanvragen!

Bij (vroegtijdig) volgeboekt wordt steeds de eerst volgende vakantie aangeprezen of bij afspraak kan men er voor kiezen de plaats in te nemen van een deelnemer die afhaakt wegens ziekte, ook opkomen als iemand bij de start van de vakantie niet opdaagt hoort bij de afspraakmogelijkheden.
Mondelinge en/of telefonische afspraken omtrent de inschrijving van een deelnemer bij BiJeVa vzw zijn bindend voor zover ze nadien schriftelijk door BiJeVa zijn bevestigd. Indien de inschrijver binnen veertien dagen na de datum van schriftelijke bevestiging niet gereageerd heeft, wordt de mondelinge en of telefonische overeenkomst met schriftelijke bevestiging als bindend ervaren van de zijde van BiJeVa vzw.

De bevestiging van de inschrijving is bepalend in geval van annulatie (zie: Annuleringsvoorwaarden).

De inschrijving wordt pas definitief als de deelnamebijdrage en de ingevulde medische steekkaart uiterlijk 14 dagen voor de aanvang v/d buitenhuisvakantie is ontvangen. Bij niet tijdige betaling behouden we ons het recht voor, om een nieuwe inschrijving te accepteren en geeft hieromtrent bericht aan de inschrijver.

Deelnamebijdrage (na kortingen op de kostprijs)

Laagdrempelige deelnamebijdrage voor thuiswonende kinderen die ingeschreven worden door bezielster Anny De Windt: € 25,00 per kind en per deelname aan een vakantie.
Laagdrempelige deelnamebijdrage voor thuiswonende kinderen die ingeschreven worden door een OCMW die een partnerschap heeft met BiJeVa vzw: € 25,00 per kind en per deelname aan een vakantie.
Laagdrempelige deelnamebijdrage voor thuiswonende kinderen die rechtstreeks of via bemiddeling van Steunpunt Vakantieparticipatie ingeschreven worden door een OCMW die geen partnerschap heeft of haar partnerschap heeft stopgezet met BiJeVa vzw: € 125,00 per kind en per deelname aan een vakantie.
Laagdrempelige deelnamebijdrage voor kinderen die rechtstreeks of via bemiddeling van Steunpunt Vakantieparticipatie ingeschreven worden door een erkende en gesubsidieerde voorziening waar minderjarigen die omwille van een acute noodsituatie niet langer thuis kunnen blijven opgenomen worden of waar cliënteel v/d jeugdbeschermingssector wordt opgevangen ongeacht of de plaatsing onder toezicht v/h Comité voor Bijzondere Jeugdzorg of onder opdracht v/d kinder- of jeugdrechter gebeurde: € 125,00 per kind en per deelname aan een vakantie.

De inschrijvende Organisatie / Instelling / Instantie zal de deelnamebijdrage van elke bevestigde inschrijving aan BiJeVa vzw betalen en beslist zelfstandig of zij die deelnamebijdrage wel of niet zal recupereren van welke wettelijke vertegenwoordiger(s) van de deelnemer en in voorkomend geval op welke wijze.
Deelnamebijdrage kansrijke kinderen: € 200,00 per kind en per deelname aan een vakantie.

Verzekeringen

Goed geregeld

De verzekeraar is ethias verzekering, Prins-Bisschopssingel 73 - 3500 Hasselt.

Alle deelnemers en vrijwillig(st)ers die meewerken aan de buitenhuisvakanties die vzw BiJeVa in het kader van haar werking organiseert, zijn verzekerd.
De ethias verzekering omvat: burgerlijke aansprakelijkheid, burgerlijke en strafrechtelijke verdediging en lichamelijke ongevallen. Deze zijn ondergebracht in twee polissen. Een polis voor de permanente werking met polisnr. 45.187.206-0001 en een polis voor de buitenhuisvakanties met polisnr. 45.187.206-0002.

    Verleende waarborgen en waarborgbedragen

Afdeling A - Burgerlijke aansprakelijkheid:

- lichamelijke schade (per schadegeval) 5.000.000,00€
- materiële schade (per schadegeval) 625.000,00€

Afdeling B - Burgerlijke en strafrechtelijke verdediging:

- burgerlijke verdediging zoals in Afdeling A
- strafrechtelijke verdediging (per schadegeval) 12.500,00€

Afdeling C - Lichamelijke ongevallen:

- behandelings- en begrafeniskosten:

• - in de nomenklatuur van het RIZIV opgenomen medische kosten tot 100% van het tarief
  - tandprothese: - max. per ongeval 1.250,00€/ - max. per tand 250,00€
  - vervoerkosten van het slachtoffer volgens barema arbeidsongevallen
  - begrafeniskosten tot 2.500,00€
  - niet in de nomenklatuur van het RIZIV opgenomen medische kosten tot 250,00€

- vaste vergoedingen:

• - in geval van overlijden (per slachtoffer) 40.000,00€
  - in geval van bestendige invaliditeit (per slachtoffer) 37.500,00€.

Vroegtijdig vertrek of laattijdige aankomst

De regel is dat iedereen de vakantie volledig meemaakt.
Indien een deelnemer toch vroegtijdig de vakantieplek verlaat, dan zijn dan zijn bij afhaling op de vakantieplek de schriftelijke toelating van beide ouders of een attest over het hoederecht en voorlegging van de identiteitskaart vereist.
Een vroegtijdig vertrek of een laattijdige aankomst kunnen in geen geval aanleiding geven tot een eis tot terugbetaling, een korting of enig ander recht. Indien de deelnemer niet opdaagt bij vertrek, gebeurt er geen terugbetaling van de deelnameprijs.

Annuleringsvoorwaarden

Wie een buitenhuisvakantie wil annuleren, kan dit enkel schriftelijk bij het vakantiesecretariaat van BiJeVa vzw: BiJeVa vzw, t.a.v. Anny De Windt, Hazestraat 73 - 9620 Zottegem.
Aandacht: Het niet betalen van de deelnamebijdrage geldt op zich nooit als annulatie.
Om niet verplicht te kunnen worden tot betaling van de deelnamebijdrage bij niet-deelneming aan de buitenhuisvakantie, is een tijdig en uitdrukkelijk annulatieverzoek (annuleringsbrief) dus vereist.

Annuleringskosten

- Bij annulatie tot en met de 15de dag na de bevestiging van de inschrijving zijn geen annuleringskosten te betalen. De datum van de bevestigingsbrief is hierbij bindend.
- Bij annulatie vanaf de 16de dag na de bevestiging van de inschrijving moet men 25,00€ dossierkosten betalen.
- Bij annulatie binnen de maand voor het vertrek moet men 100% van de deelnamebijdrage als annuleringskosten betalen.
- Voor de deelnemer die niet opdaagt bij het vertrek, er geen annulatieverzoek werd ingediend en men zich ook niet kan beroepen op de hierna opgesomde uitzonderingen, moet de volledige deelnamebijdrage worden betaald.
Uitzonderingen: Er is geen annulering verschuldigd bij een hospitalisatie (vlak voor de afreis met minstens 1 overnachting) van de betrokkene waardoor deelname aan de buitenhuisvakantie onmogelijk is en bij sterfgevallen tot in de 2de graad. Gelieve in voorkomend geval een bewijs toe te voegen bij de annuleringsbrief.

Andere

Als er zich onverwachte wijzigingen voordoen aan de buitenhuisvakanties uit het BiJeVa-aanbod, te wijten aan onvoorziene omstandigheden en overmacht, zal BiJeVa vzw tot het uiterste gaan om een alternatief zonder meerkosten te voorzien.

De laagdrempelige deelnamebijdrage kan in een lopend werkingsjaar niet herzien worden door BiJeVa vzw, tenzij voedings- of vervoerskosten drastisch stijgen. In dergelijke omstandigheden heeft de deelnemer het recht om kosteloos te annuleren.

De inschrijvers gaan akkoord dat op de buitenhuisvakantie hun kinderen zullen gefotografeerd en/of gefilmd worden door de geschreven pers, de audiovisuele pers en vzw BiJeVa. Zij geven het recht en de toestemming aan de Pers en aan BiJeVa vzw om onvoorwaardelijk en onherroepelijk, zonder bijkomende vergoeding en op gelijk welke wijze gebruik te maken in komende jaren van hun beeld, stem en/of naam voor een  door professionele derden  ofwel  een door BiJeVa vzw en/of haar donateurs en sponsoren uit te brengen verslaggeving en presentatie van een vakantiegebeuren van BiJeVa vzw, voor  publicaties van BiJeVa  en/of haar donateurs en sponsoren en voor publicitaire doeleinden in het kader van fondsenwerving voor het goede doel van de BiJeVa vzw en in het kader van meer visibiliteit na te streven van haar naam 'BiJeVa vzw', en dit alles met gelijk welke informatiedrager en in om het even welke verschijningsvorm (media) met inbegrip van elke soort linking onder digitale verschijningsvormen.

BiJeVa vzw wil personen van haar vrijwillig(st)ersomkadering niet verbieden tijdens hun inzet op buitenhuisvakanties of tijdens hun deelname aan nevenactiviteiten van de vereniging kinderen en collega vrijwillig(st)ers te fotograferen en/of te filmen als deze afbeeldingen en beelden uitsluitend voor eigen privé-gebruik zijn bestemd.
BiJeVa vzw is niet aansprakelijk voor ongeautoriseerd of oneigenlijk gebruik van de in deze paragraaf voornoemde afbeeldingen en beelden.
Elke vrijwillig(st)er is verantwoordelijk voor al hetgeen hij/zij maakt, reproduceert, publiceert, verzendt, meedeelt ... en/of verspreidt op welke drager of in welke verschijningsvorm dan ook met inbegrip van elke soort linking onder digitale verschijningsvormen.
De vrijwillig(st)er zal BiJeVa vzw, diens vertegenwoordigers en de auteur van deze algemene voorwaarden beschermen tegen en vrijwaren van gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, veroordelingen e.d., inclusief de kosten voor rechtsbijstand, advocaten, accountants e.d. die door derden zijn ingesteld ten gevolge van of gerelateerd aan hun gebruik van de eigen gemaakte afbeeldingen en beelden tijdens hun vrijwilligerswerk bij BiJeVa vzw of tijdens hun deelname aan nevenactiviteiten van de vereniging, hun inbreuk op welke wettelijke regeling dan ook of de rechten van derden.

BiJeVa vzw behoudt zich het recht voor de (e-mail)adressen van de deelnemers, boekers en/of de inschrijvende ouder(s) te gebruiken voor eigen communicatieve doeleinden. BiJeVa zal deze gegevens niet gebruiken voor marketingdoeleinden en niet doorgeven aan derden. De voornoemde partijen kunnen steeds vragen om op eenvoudige en kosteloze wijze toegang tot en verbetering van hun persoonlijke gegevens te krijgen.

Algemene opmerkingen

Al de eigen vermelde gegevens op welke drager dan ook zijn correct, behoudens over het hoofd geziene typfouten.

In voorkomend geval worden wijzigingen steeds voor het vertrek aan de deelnemer(s) medegedeeld.

Bij frequent voorkomend grensoverschrijdend gedrag van een deelnemer en in voorkomend geval van deelnemers met gedrags- of emotionele problemen gekend door de ouder(s) en/of de extern betrokkene die de deelnemer inschreef maar niet voor aanvang van de vakantie in de medische fiche werd medegedeeld kan BiJeVa vzw ingevolge klacht(en), of op eigen initiatief, beslissen deze deelnemer tijdelijk of definitief niet meer mee te nemen op buitennhuisvakantie. Bij seksueel grensoverschrijdend gedrag van een deelnemer zal deze onmiddellijk door de wettelijke vertegenwoordiger(s) of de extren betrokkene waar hij/zij verblijft of gehuisvest is dienen te worden opgehaald en wordt de deelnemer definitief uitgesloten van verdere deelname aan een buitenhuisvakantie.

Bij niet betaling van de deelnamebijdrage zal de betrokken deelnemer en/of een deelnemer uit eenzelfde gezin pas worden toegelaten tot een volgende buitenhuisvakantie als de openstaande rekening is betaald.

Voor v.z.w. BiJeVa moet de administratieve last en nodige knowhow op maat blijven van een vrijwillig engagement.

In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, is het oordeel van de v.z.w. BiJeVa bepalend.