1 Financieel beheer en bindende wijze waarop ingezamelde gelden gekoppeld worden aan het goed doel waarvoor ze zijn bestemd
1.1 De BiJeVa vereniging (nader te noemen vereniging) staat geregistreerd als goed doel in het
Belgisch Staatsblad*. De vereniging moet om haar jurisdisch statuut te behouden als
vereniging zonder winstoogmerk ingevolge de vzw-wet (02 mei 2002 Art. 17 paragraaf 2)
onder meer een regelmatige boekhouding houden en jaarlijkse boekhoudkundige
documenten opmaken overeenkomstig een door de Koning vastgesteld model.
Wervingskosten zijn kosten die gemaakt worden om geld binnen te halen voor de doelstelling (buitenhuisvakanties organiseren voor kinderen uit Vlaanderen die in een moeilijke leefsituatie verkeren of komen te verkeren en aanvullend specifiek in de regio Zuid-Oost-Vlaanderenen en onmiddellijke omgeving zoeken naar thuiswonende kinderen die in verborgenheid in een moeilijke leefsituatie verkeren. ).
Wervingskosten hebben enkel betrekking op de uitgaven die worden gedaan om gelden binnen te krijgen in de vereniging en hebben niets te maken met de efficiency, het functioneren of het uiteindelijke resultaat van het goed doel.
Elke euro die aan fondsenwerving wordt besteed, moet minstens 3 euro opbrengen. De rendementsratio moet dus minstens 3 zijn.
Middelen voor de eigen fondsenwerving komen bij voorkeur uit de continuïteitsreserve. Wij zullen indien noodzakelijk niet meer dan 15% van de inkomsten uit de schenkingen van private partijen (bedrijfsleven en particulieren), gebruiken voor werving.
Wervingskosten worden in de boekhouding van onze vereniging ondergebracht bij de uitgavenpost “Fundraisingsvoering”. De wervingskosten maken deel uit van de kostenposten in de basiswerking en de projectwerking naargelang de directe wervingsinspanningen specifiek worden gepleegt voor de basiswerking en de projectwerking; dan naar ratio. 1.6 De vereniging zal de opbrengsten, na aftrek van de kosten, uit sponsoring en donaties van werven met een specifiek doel altijd besteden aan datgene waarvoor de actie werd opgezet. Zoals o.a. een actie voor concrete extra’s (die maar aangekocht of ingezet worden op het ogenblik dat de fondsen ook gerealiseerd zijn) of een actie om alle kosten voor de aanvang van het organiseren van een evenement te dekken, zodat de inkomsten uit het evenement als opbrengst uit evenementenwerving kunnen besteed worden en de vereniging financieel geen enkel risico loopt. 1.7 Continuïteitsreserve
Vanuit een oogpunt van voorzichtigheid en dus tevens goed bestuur heeft BiJeVa behoefte aan een continuïteitsreserve als een algemene, langdurige ‘buffer’ voor toekomstige risico’s aan de uitgaven- en/of inkomstenkant. Risico’s kunnen ontstaan door wel en niet door BiJeva te beinvloeden factoren.
Redenen voor het hanteren van een continuïteitsreserve
• Deze buffer zorgt ervoor dat buitenhuisvakanties niet op korte termijn behoeven te worden gestaakt en bijv. huurlasten van het vakantieverblijf veilig zijn gesteld. Concreet gaat het om de uitwerking van ‘continuïteit van steun aan de doelstelling’. Het belang van de doelstelling wordt gediend doordat wijzigingen in de inkomsten en/of uitgaven de continuïteit op korte termijn niet beïnvloeden.
• Deze buffer fungeert als een schommelfonds. Incidentele meevallers aan de inkomstenkant worden niet direct, ongepland aan de doelstellingen besteed. Ze worden toegevoegd aan de continuïteitsreserve, zodat ze gepland in een volgend begrotingsjaar kunnen worden aangewend. Op deze wijze wordt voorkomen dat meevallers niet doelmatig en niet doeltreffend worden besteed.
• Deze buffer zorgt voor continuïteit in het voldoen aan de opgebouwde morele verplichting aan de doelgroep.
• Het belang van BiJeVa, haar vrijwillige medewerk(st)ers, haar extern betrokkenen en haar gevers wordt gediend door risico’s voldoende af te dekken.
Indien er voor een bepaald boekjaar te veel geld wordt geworven zal de vereniging de saldi in haar continuïteitsreserve onderbrengen. De continuïteitsreserve zal uitsluitend aangewend worden om haar buitenhuisvakantiebeleid en uitvoering ervan te verankeren zodat continuering van het goed doel en maximale toeleiding van deelnemers mogelijk worden en blijven. De betreffende saldi zullen in de eerst volgende begroting van het goede doel met voorrang opgenomen worden onder de inkomstenpost ‘opname uit de beschikbare reserve’ met dien verstande dat geen afbreuk wordt gedaan aan de regel dat de vereniging minstens het gemiddelde werkingsbudget van de laatste twee jaar in die reserve moet houden, zodat aangekondigde vakanties kunnen doorgaan. De vereniging zal niet meer dan 2 keer het gemiddelde van haar jaarbudget van de laatste twee werkingsjaren in haar eigen continuïteitsreserve hebben, ter wille van maximale continuïteit van het goed doel en toegankelijkheid van deelnemers, om een onverwachte terugval van de inkomsten of stagnerende inkomsten of een onverwachte overschrijding van een begrotingspost te kunnen opvangen en om toekomstplannen die van doorslaggevend belang zijn voor de organisatie en waarvoor extra geld nodig is te realiseren.
De continuïteitsreserve zal uitsluitend worden in stand gehouden met:
de nagefinancierde subsidie;
giften van anonieme schenkers;
(duo)legaten;
mogelijke saldi van sponsors, fondsen en donaties werven.
Bijdragen van particulieren zullen met voorrang in het jaar van de schenking aangewend worden voor de uitvoering van het goede doel en/of het voor elkaar krijgen daarvan. Tenzij hierdoor de vereniging niet zou kunnen voldoen aan de voorwaarden tot uitkering van een toelage of subsidie gesteld door overheidsinstanties, stichtingen en (vermogen)fondsen, waarvoor vzw BiJeVa een dossier indiende en de toelage of subsidie effectief door de verstrekker wordt toegekend.
Als het maximum van de continuïteitsreserve (eigen vermogen) overschreden wordt zal de vereniging aan dit deel een concrete bestemming toekennen, altijd daaraan besteden en helder en duidelijk in de begroting van volgend werkingsjaar en het jaarverslag vermelden. Zoals o.a. aan concrete extra’s (die maar aangekocht of ingezet worden op het ogenblik dat de fondsen ook gerealiseerd zijn) voor de kwaliteitsbeleving direct of indirect bij de doelgroep te verhogen, of aan een actie om alle kosten voor de aanvang van het organiseren van een evenement te dekken, zodat de inkomsten uit het evenement als opbrengst uit project fondsenwerving kunnen besteed worden en de vereniging financieel geen enkel risico loopt, of in de eerstvolgende begroting opnemen aan de inkomstenzijde in de post ‘Opname uit de beschikbare reserve’.
De vorming van reserves anders dan de continuïteitsreserve of zonder benoemde bestemming, achten wij niet wenselijk.
Dit alles om te voorkomen dat de vereniging het eigen vermogen onbeperkt zou kunnen laten groeien i.p.v. aan te wenden voor de uitvoering van het goede doel en/of het voor elkaar krijgen daarvan. En anderzijds zal het minimum van de continuïteitsreserve niet onder 1 maal het gemiddelde van haar jaarbudget van de laatste twee werkingsjaren dalen om te vermijden dat het eigen vermogen zou afkalven waardoor maximale toeleiding van deelnemers en/of continuering van het goede doel niet meer verzekerd blijft of onmogelijk wordt. 1.8 De vzw BiJeVa wil geen geld van donateurs besteden aan bureaucratische zaken die niets te maken hebben met het voor elkaar krijgen van vakanties en de vakantiewerking voor haar doelgroep. Evenmin als geld wenst zij daaraan veel tijd te besteden wat ten koste zal gaan van de inzet voor de eigenlijke werkzaamheden c.q. haar goed doel. 1.9 In geval van een gemotiveerde en schriftelijke klacht gericht aan de vzw BiJeVa verbindt zij zich ertoe de toelating te verlenen aan een door de klager aangestelde officieel erkend expert-boekhouder of bedrijfsrevisor inzage te hebben in alle boekhoudkundige stukken en de nauwgezetheid ervan na te gaan, en dit op kosten van de klager.
2 Bestuursvorm, het nastreven van het goede doel en verenigingsleidsplan
2.1 - Het bestuur bestaat uit ten minste 3 natuurlijke personen en bestaat actueel uit 4 bestuursleden
- De Raad van Bestuur vergadert na bijeenroeping door de Voorzitter zo dikwijls als het belang van de VZW en goed bestuur het vereist met een minimum van 1x per jaar
- Bestuursvergaderingen worden genotuleerd
- Zonder tekort te doen aan de Werkende Leden aan wie in de statuten een uitgebreider stemrecht wordt verschaft beschikt ieder bestuurslid over één stem.
- Het stemrecht van Leden kan enkel uitgebreid worden om hen toe te laten hun beleid, visie en daadkracht die de vereniging de eerste vijf jaar van haar bestaan op de kaart heeft gezet te kunnen vrijwaren door een beslissende invloed te kunnen uitoefenen op o.a. de orientatie van het beleid, de besteding van financiele middelen en er te kunnen op toezien dat de uitvoering van de doelstelling(en) van de vereniging met die efficiente aanpak gerespecteerd wordt(en)
- Periodiek aftreden bestuursleden met herbenoeming
- Bestuursleden ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging. Een redelijke vergoeding voor gemaakte onkosten wordt niet als bezoldiging aangemerkt.
- geen familie of meer dan één lid uit een gezin of gezinsverband binnen het bestuur
- geen enkel bestuurslid is toezichthouder, bestuurslid, medewerker dan wel oprichter van
een relatie die tegen betaling diensten verricht voor vzw BiJeva.
3. Openbaarheid
3.1
a) De vereniging plaatst het in artikel 1.5 bedoelde bestedingsoverzicht op haar website.
b) Andere informatie over haar werk en in het bijzonder informatie (impact, effectiviteit,
efficiency en evaluatie) over de uitgevoerde buitenhuisvakanties zijn eveneens te
raadplegen op haar website.
c) Vanaf het werkingsjaar 2008 en volgende wordt aan iedereen die geld en/of
goederen geschonken heeft en daar schriftelijk om vraagt ten laatste het boekjaar volgend op hun inbreng een jaarverslag
over het afgelopen jaar toegestuurd* waarin algemene en financiële aandachtspunten aan bod komen.
De algemene aandachtspunten beschrijven activiteiten en gebeurtenissen van
het afgelopen jaar. Daarnaast geven ze ook een indruk van de plannen voor het komende
jaar.
De financiële aandachtspunten laten op hoofdlijn zien:
de kostenstructuur (bestedingsoverzicht die alle uitgaven – uitvoeringskosten,
fondsenwervingskosten en doelbesteding - weergeven);
staat van inkomsten en uitgaven (vereenvoudigd schema)
staat van het patrimonium (minimaal schema)
Certificaat van neerlegging van rekeningen op de griffie of een op de griffie afgestempelde kopie voor eensluidend verklaart door twee bestuurders of een verklaring op eer van
voorzitter en/of secretaris.
d) De schenkers kunnen per e-mail een toegangscode aanvragen om het jaarverslag online in te kijken.
haar jaarverslag en andere informatie over haar werk toe te sturen;
haar financiën en project open te bespreken en uw vragen daarover te beantwoorden.
Daarbij zal de vereniging geen druk uitoefenen en uw afwijzing accepteren als u eventueel aangeeft geen interesse te hebben.
4. Algemene gedragsregels
Het uitgangspunt is dat alle acties in beginsel geoorloofd zijn, tenzij ze in strijd zijn met de
beschreven normen.
Wij wensen een goede relatie met en het vertrouwen zowel bij onze (potentiële) donateurs als bij de subsidieverstrekkers te behouden.
a) Respect en belangstelling voor schenkers zijn niet slechts fatsoenshalve geboden. Schenkers dienen niet slechts als geldgevers beschouwd te worden, maar als een groep
betrokken en waardevolle relaties en trekkers van solidariteit die kunnen en willen
helpen bij het beter verwezenlijken van het sociaal doel van de vereniging.
De vereniging zal:
- op haar documenten en publicaties de gegevens vermelden die het mogelijk maken
haar duidelijk te identificeren;
- op haar documenten en publicaties geen informatie vermelden die ofwel de
schenkers op een dwaalspoor zou kunnen brengen ofwel foutieve verklaringen,
aanduidingen of voorstellingen bevat;
- de bestemming van de giften vanwege de schenkers respecteren, overeenkomstig de
oproep die tot hen werd gericht;
- geplande buitenhuisvakanties ook in weerwil van moeilijkheden laten plaatsvinden:
● bij financiële moeilijkheden omdat wij kunnen rekenen op persoonlijk en renteloos
voorgeschoten gelden;
● bij materiêle moeilijkheden omdat wij de beschikking hebben over een plek waar
een tentenvakantie kan plaatshebben.
b) Fondsenwerving mag geen afbreuk doen aan algemene regels, zoals die zijn
geformuleerd in wetten en aan de ethische principes in fondsenwerving. Beleid en gedrag inzake fondsenwerving dienen mede getoetst
te worden aan gedragsnormen, die niet expliciet in wetten en andere regelingen zijn
vastgelegd, maar die binnen de maatschappij, in de loop der tijd gegroeid zijn en op een
groot draagvlak mogen rekenen.
c) De boodschappen van de fondsenwerving mogen nooit schade berokkenen aan de
geestelijke en/of lichamelijke gesteldheid van de potentiële doelgroep.
d) Fondsenwerving mag geen afbreuk doen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de
vereniging aan de potentiële doelgroep.
e) Vertrouweljke gegevens zullen nooit gebruikt worden voor fondsenwervende activiteiten.
f) De vereniging zal zich strikt houden aan de wet op de persoonsregistratie, de
bescherming van het privéleven en andere relevante wetgeving in al haar activiteiten op
het gebied van fondsenwerving.
g) Fondsenwerving mag niet de onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en geloofwaardigheid
van de vereniging aantasten.
● Om het belangloos en zelfstandig beheer en de doelstelling van v.z.w. BiJeVa niet in het gedrang te brengen en te voorkomen dat ons imago gebruikt kan worden zonder voorafgaande toestemming gekoppeld aan afspraken verbinden wij ons ertoe erover te waken dat elke dienstenleverancier of andere tussenpersoon (o.a. een betaalde werver, een vrijwillig(st)er) aan wie door v.z.w. Bijeva de sensibilisering, de rekrutering en de fondsenwerving (het innen van gelden) wordt toevertrouwd hier
in de werverslijst staat
vermeld met naam, voornaam, foto, opdracht en duurtijd van de opdracht.
● We vinden het niet enkel belangrijk om misbruiken of afwijkingen te verkomen die ons imago en onze activiteiten zouden kunnen hypothekeren, maar ook deze te kunnen aanpakken als die schade hebben toegebracht.
Daarom:
- indien u enig verband met v.z.w. BiJeVa constateert dat als borg gebruikt wordt voor commerciële activiteiten van een leverancier of voor fondsenwerving door een dienstverlener of een andere tussenpersoon die hiervoor niet in de werverslijst staat, dan kan u dit hier melden;
- indien u zowel qua inhoud van de verschafte uitleg over v.z.w. BiJeVa als qua 'verantwoord gedrag' in het optreden van een dienstenleverancier of andere tussenpersoon die hiervoor in de werverslijst staat vermeld enige opmerking heeft dan kan u deze hier melden.
5. Selectie van doelen voor fondsenwerving
Het doel van fondsenwerving kan slechts zijn het financieren van activiteiten van de
vereniging voor zover die passen in haar doelstelling. Alles wat niet zonder meer
gefinancierd wordt door de vaste subsidieverstrekker (TVL) van de vereniging komt voor
aanvullende financiering in aanmerking.
6. Sponsoring en donaties
6.1 a. Algemeen
Alle particulieren, bedrijven, instellingen en andere organisaties die de vereniging willen
steunen, met respect voor de belangen van de vereniging en van haar doelgroep, zullen
naar algemene fatsoensnormen en met respect voor hun wensen behandeld en bejegend
worden.
Laagdrempelig: sociaal tarief van 25€/kind; geen zakgeld nodig (gratis frisdrank en snoep is voorzien); actieve investering in het recruteringsproces (zowel gezinnen met een dossier bij het OCMW als stille armen komen aan bod); verstrekken van hulp bij invullen medische fiche, pakken reiskoffers en het naar/van de opstap-/afhaalplaats geraken v/d autocar die de kinderen naar/van de vakantieplek brengt/terugbrengt; : waar nodig gratis ter beschikking stellen van handdoeken, washandjes, zeep, tandenborstels, tandpasta, zonnebrandolie, lakens, regenjassen en –laarzen; rekening houden met de eigenheid v/d deelnemers; aangepaste tussenkomst bij grensoverschrijdend gedrag.
Kwaliteitsvol: veilig en comfortabel verblijf (kamers met slaapgelegenheid voor 5-6-8pers.; sanitaire ruimte per kamer ondergebracht in afgescheiden lokaal en omvattende douche, lavabo en afgescheiden af te sluiten toilet) ; voldoende gezonde en evenwichtige voeding waarvan de aankoop v/d ingrediënten en de bereiding v/d maaltijden door de organisatie gebeurt; 1 begeleid(st)er per 5 à 6 kinderen; 1 gediplomeerde verpleegster of E.H.B.O; 2 materiaalmeesters; veel groepsactiviteiten met het accent op speelplezier (de organisatie heeft geïnvesteerd in speelmateriaal en knutselgerief); het gratis ter beschikking stellen van een postkaart die elke deelnemer op kosten v/d organisatie mag versturen tijdens zijn/haar verblijf; op het einde v/d buitenhuisvakantie krijgen de deelnemers een meerkeuzevragenlijst aangeboden die peilt naar hun welbevinden en betrokkenheid en als afscheidsgeschenk een zak snoep om te delen met broer(s), zus(sen), vrien(en), vriendin(nen) en ma/pa tijdens het vertellen van hun vakantie-ervaring.
In de regio Zuid-Oost-Vlaanderen en onmiddellijke omgeving zoals o.a. aanpalende gemeenten Oosterzele, Wetteren, Wichelen en Waregem richt de vzw BiJeVa zich tot gezinnen die in de verborgenheid in een moeilijke leefsituatie verkeren of komen te verkeren, doordat die niet gemarginaliseerd willen worden of door hun gevoelens van schuld, schaamte, wantrouwen en angst, niet de moed vinden om naar buiten te treden en de maatschappelijke instellingen aan te wenden om ons aan te spreken (stille armen). Maar ook tot de kinderen van mensen die een dossier lopen hebben bij het OCMW omdat ze het moeilijker hebben.
Omdat we niemand willen uitsluiten werd in ons beleid een trajectwerking ingebouwd (samenwerking BiJeVa en OCMW’s, scholen, Centra voor Leerlingen Begeleiding in ons werkgebied). 6.1 c. Als fondsenwerver willen wij niet vergeten dat men zijn eigen naam - en geloofwaardigheid - ook verbindt aan de naam en het imago van àlle steunverlenende partijen inclusief subsidieverstrekkers en bedrijven. Ofschoon er een relatie bestaat met een steunverlenende partij zullen beleid en gedrag inzake fondsenverstrekking altijd mede aan die norm van verbinding getoetst worden. 6.2 Selectie van sponsors
Het uitgangspunt bij de selectie van sponsors zal zijn samenwerking met bedrijven die hun maatschappelijke verantwoordelijkheid integraal aanvaarden, of daartoe tenminste de intentie hebben.
De goede naam – en de geloofwaardigheid – van de vereniging dienen beschermd te worden. Daartoe zal de vereniging het liefst samenwerken met bedrijven die producten fabriceren en/of verhandelen of andere activiteiten ontplooien, die naar algemeen aanvaarde opvattingen niet schadelijk zijn of kunnen zijn en met dienstverleners die nog authentieke menselijke aandacht voor hun klanten betrachten.
Sponsorovereenkomsten met leveranciers mogen geen kostenopdrijvend effect hebben en de onafhankelijkheid van de vereniging mag niet in het gedrag komen. Om problemen te voorkomen zal de sponsor- en leveranciersrelatie goed gescheiden worden en ervoor gezorgd worden dat er tegenover de sponsorbijdrage een tegenprestatie van voldoende betekenis staat.
De vereniging zal bij het zoeken van sponsors eventuele risico’s zorgvuldig afwegen tegen de opbrengst van de sponsorovereenkomst. 6.3 Het sluiten van overeenkomsten
Overeenkomsten tot sponsoring zullen worden aangegaan op een wijze die de sponsor zo weinig mogelijk extra administratieve rompslomp geeft. Een overeenkomst komt tot stand als BiJeVa vzw op haar bankrekening een inbreng van de sponsor ontvangt met de vermelding van de gekozen sponsorformule uit sponsorvoorstellen die de vereniging heeft bekend gemaakt via haar website of een sponsordossier bezorgd aan de sponsor. Voor een sponsor die erom vraagt zal de overeenkomst schriftelijk worden aangegaan. Het algemeen gedeelte van de Gedragscode, alsmede de bepalingen betreffende sponsoring zijn van toepassing op iedere overeenkomst tot sponsoring ongeacht op welke wijze die wordt aangegaan. In de schriftelijke overeenkomst wordt dit tevens aangegeven door middel van de opname van een daartoe strekkende clausule. 6.4 Uitvoering van overeenkomsten
a) Zowel de sponsor als de vereniging neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich de afgesproken prestaties en tegenprestaties naar behoren te leveren.
b) Zowel de sponsor als de vereniging neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich om in geval van verschil van mening over de kwaliteit van de geleverde prestatie of tegenprestatie of conflict tussen partijen, in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te zoeken. 6.5 Tegenprestaties
De gedragscode strekt zich uit over samenwerking met bedrijven waarbij de vereniging vooral communicatieve tegenprestaties levert. Maar het leveren van andere faciliteiten zijn denkbaar.
Er worden geen tegenprestaties geleverd die de onafhankelijkheid en de toegankelijkheid van het aanbod van de vereniging aantasten of zelfs maar die suggestie wekken. Tegenprestaties zullen niet bestaan uit het verstrekken van persoonsgegevens over de doelgroep aan de sponsor of aan diens relaties. Tenzij een lid van de doelgroep hiervoor expliciet toestemming verleent. 6.6 Onafhankelijkheid
De vereniging behoudt ten allen tijde haar onafhankelijkheid en kan kiezen voor het door haar gewenste beleid, zonder dat daarvoor eerst de sponsors om goedkeuring of om advies gevraagd moet worden. Uiteraard geldt ook het omgekeerde, namelijk dat de vereniging zich niet moet willen mengen in het beleid van de sponsor. 6.7 Relatie tussen prestatie en tegenprestatie
Omdat sociale sponsoring vooral kwalitatieve communicatie is zullen beide partijen met elkaar een redelijke verhouding tussen prestatie en tegenprestatie bepalen. 6.8 Publiciteit
a) De sponsor en de vereniging maken in hun communicatie-uitingen slechts gebruik van elkaars naam voor zover dat met zoveel woorden in de sponsorovereenkomst is overeengekomen of indien daartoe in een later stadium met zoveel woorden toestemming is verleend door de wederpartij.
b) De sponsor en de vereniging dragen zorg dat communicatie-uitingen terughoudend moeten zijn in aard en omvang, teneinde mensen die toch al extra kwetsbaar zijn niet te irriteren, te stigmatiseren en niet hun rust te verstoren. 6.9 Donaties
De vereniging zal geen donaties accepteren voor zover de donateur deze een bestemming wenst te geven die strijdig is met enige bepaling van deze Gedragscode. Indien er sprake is van strijd met de Gedragscode, kan de vereniging in overleg treden met de donateur en deze een alternatief voorleggen dat wel in overeenstemming is met de Gedragscode. Indien overleg niet mogelijk is of de donateur niet kan instemmen met het voorstel van de vereniging, zal deze de donatie weigeren. 6.10 Privacy van donateurs
a) De namen en het geschonken bedrag van individuele donateurs zullen niet openbaar gemaakt worden zonder gerichte uitdrukkelijke toestemming van de betreffende donateurs. Er moet bedacht worden dat de vereniging en donateur op het gebied van geheimhouding geen gelijke rechten hebben. Terwijl de identiteit van de donateur tegen diens wil niet bekendgemaakt kan worden, kan de donateur zelf op elk gewenst moment de publiciteit zoeken met zijn bijdrage.
b) De op naam terug te voeren gegevens van donateurs zullen niet beschikbaar worden gesteld aan derden, behoudens gerichte schriftelijke toestemming van de betreffende donateurs. Onder derden worden hier ook verstaan andere speciaal voor fondsenwerving door de vereniging opgerichte rechtspersonen.
7. Klachten en geschillen
Onderscheid wordt gemaakt tussen klachten en geschillen.
Geschil
Van een geschil in de zin van deze Gedragscode is sprake indien er een verschil van mening
of conflict bestaat tussen partijen bij een sponsorovereenkomst inzake de uitvoering van de
betreffende overeenkomst.
Indien partijen niet in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare
oplossing vinden, kan de indiener op ad hoc basis en zijn kosten deskundigen uitnodigen. Te
denken is met name aan een deskundige op het gebied van ethische vraagstukken, een
onafhankelijke expert-boekhouder of bedrijfsrevisor, een vertegenwoordiger van een
consumentenorganisatie, een persoon werkzaam voor een bedrijf dat actief is op het gebied
van sponsoring voor social-profitorganisaties.
Indien de specialist of raad van specialisten de vordering/de klacht ontvankelijk verklaart:
- stelt hij betrokken partijen in de gelegenheid hun standpunten toe te lichten;
- geeft een bindend advies tot oplossing van het geschil of suggesties voor verbetering
indien de Gedragscode niet of onvoldoende is nageleefd door de vereniging.
Als de vereniging in een geschil volledig in het ongelijk wordt gesteld verbindt zij zich tot
terugbetaling of teruggave van de ontvangen steun. De vereniging aanvaardt verder geen
enkele verantwoordelijkheid noch schadevergoeding te dragen van welke aard en omvang
dan ook, omdat zij als lokale fondsenwervende vereniging die uitsluitend met vrijwillige
werk(st)ers haar goede doel nastreeft, geen gelden van niet bij het geschil of conflict
betrokken schenkers wil besteden en meer in het algemeen haar werking niet in gevaar wil
brengen.
Klacht / Klachtenprocedure
Een klacht kan ingediend worden
door iedere belanghebbende, tenzij hij partij is in een geschil.
Klachten over v.z.w. BiJeVa kunt u schriftelijk indienen. Onze contactgegevens zijn:
v.z.w. BiJeVa
Katstraat 15
9340 Lede
De medewerk(st)er die verantwoordelijk is voor het betreffende onderwerp zal uw klacht zo spoedig als mogelijk, doch bij voorkeur binnen 21 dagen afhandelen. Indien het niet mogelijk is om uw klacht binnen deze termijn te behandelen, doet zij of hij een schriftelijk voorstel over de verdere afhandeling.
Medewerk(st)ers
worden geacht hun volle medewerking aan elk onderzoek te verlenen.
Indien u niet tevreden bent, kunt u schriftelijk bezwaar indienen bijde voorzitter van v.z.w. BiJeVa. De voorzitter reageert binnen 21 dagen schriftelijk over de verdere afhandeling.
8. Datum inwerkingtreding
De Gedragscode treedt in werking op 05 april 2008.
Deze code is in belangrijke mate gebaseerd op de ‘Gedragscode voor fondsenwerving door lokale non-profit organisaties opgesteld door het Instituut voor Sponsoring en Fondswerving te Nederland, die in haar artikelsgewijze toelichting aangeeft dat elke lokaal fondsenwervende verening gerechtigd is ook zonder registratie delen van de gedragscode of zelfs de gehele Gedragscode te aanvaarden en gebruiken.
