Continuïteitsreserve
niet enkel vanuit een zorgplicht tegenover onze doelgroep, maar ook tegenover de gevers!

De continuïteitsreserve wordt in stand gehouden met de nagefinancierde subsidie voor zover er genoeg donateurs zijn in het lopende werkingsjaar.

De hoogte van de continuïteitsreserve is vastgelegd in de gedragscode.

Voor elke buitenhuisvakantie zijn financiële middelen nodig.
Gezien onze vrij algemeen aangenomen toepassing van een voor onze doelgroep noodzakelijk laagdrempelige deelnamebijdrage van € 25,00 per kind, is de betaling van de vakantiegangers allesbehalve kostendekkend.

Vanaf het moment dat BiJeVa zich inzet om een vakantie voor elkaar te krijgen tot het moment waarop de vakantiegangers terug thuis zijn, steekt de vereniging geld in de (vakantie)transactie.
Iedere vakantie betekent dus een aanslag op de liquide middelen van BiJeVa v.z.w.. Daarom is BiJeVa voor de totale financiering van haar goed doel sterk afhankelijk van gevers

Gevers willen echter voor alles dat de activiteit(en) die ze financieel steunen zullen plaats vinden en vervolgens dat hun steun doelmatig en doeltreffend wordt besteed.
Niet enkel vanuit een zorgplicht tegenover onze doelgroep maar ook tegenover de gevers, hebben we daarom een continuïteitsreserve opgebouwd en zullen wij er alles voor doen om deze op peil te houden. Onafgezien van het bedrag dat donors geven zal elke geplande vakantie daardoor steeds kunnen doorgaan. De continuïteitsreserve wordt hoofdzakelijk opgebouwd met het geld van onze vaste subsidieverstrekker.
Onze verstrekker van een lage vaste subsidie (17,75% van de totale kosten in 2010) betaalt de subsidie werkelijk pas maanden nadat de vakanties hebben plaats gevonden. Bovendien laten de regels voor de verstrekking van die subsidie geen leverancierskrediet toe en zou de v.z.w. BiJeVa geld van de bank moeten lenen voor het betalen van betrokken facturen.
Banken financiëren niet zonder meer alles: er worden bepaalde garanties en/of zekerheden geëist. BiJeVa heeft geen mogelijkheden om te komen tot gegarandeerde garanties en zekerheden. Doordat er rente en andere kosten rusten op de kredietverlening, heeft deze invloed op de kostprijs van de vakanties. Hierdoor zouden de totale kosten nog hoger boven de baten komen te liggen.

Dus kunnen we niet anders dan aan te kloppen bij donors! Hierbij wordt BiJeVa vzw geconfronteerd met sterk wisselende inkomsten en onzekerheid over de hoogte van de inkomsten. Hierdoor rest BiJeVa enkel het opbouwen en in stand houden van een continuïteitsreserve als een algemene, langdurige ‘buffer’ voor toekomstige risico’s aan de inkomsten- en/of uitgavenkant. Op deze manier zal in het onverhoopte geval in een werkingsjaar het totale bedrag door gevers ter beschikking gesteld onvoldoende is, elke geplande vakantie toch kunnen plaatsvinden.
Een geldverstrekker weet dan ook dat hij zelfs met een kleine bijdrage een haalbaar project financierd. Of hoe elke bijdrage zijn nut heeft!
BiJeVa krijgt meer tijd om de nodige financiële middelen bij elkaar te zoeken. Fondsenwerving hypothekeert dus niet meer de inzet van de vrijwillig(st)ers.

En wat het doelmatig en doeltreffend besteden van steun aan vzw BiJeVa betreft, in 2010 ging van een gift van  10,00 EURO slechts 1,26 EURO naar de basiswerking om de vakanties mogelijk te maken en de rest naar de kinderen!

Continuïteitsreserve
Vanuit een oogpunt van voorzichtigheid en dus tevens goed bestuur.

Redenen voor het hanteren van een continuïteitsreserve

• Deze buffer zorgt ervoor dat buitenhuisvakanties niet op korte termijn behoeven te worden gestaakt en bijv. huurlasten van het vakantieverblijf veilig zijn gesteld. Concreet gaat het om de uitwerking van ‘continuïteit van steun aan de doelstelling’. Het belang van de doelstelling wordt gediend doordat wijzigingen in de inkomsten en/of uitgaven de continuïteit op korte termijn niet beïnvloeden.
• Deze buffer fungeert als een schommelfonds. De nagefinancierde subsidie en incidentele meevallers aan de inkomstenkant worden niet direct, ongepland aan de doelstellingen besteed. Ze worden toegevoegd aan de continuïteitsreserve, zodat ze gepland in een volgend begrotingsjaar kunnen worden aangewend. Op deze wijze wordt voorkomen dat meevallers niet doelmatig en niet doeltreffend worden besteed.
• Deze buffer zorgt voor continuïteit in het voldoen aan de opgebouwde morele verplichting aan de doelgroep.
• Het belang van BiJeVa, haar vrijwillige medewerk(st)ers, haar extern betrokkenen en haar gevers wordt gediend door risico’s voldoende af te dekken.

Normering van de bufferfunctie

De norm wordt opgelegd volgens het principe toepassen of uitleggen. Volgens de intern voorgeschreven richtlijn (gedragscode) mag de continuïteitsreserve maximaal 2 keer haar gemiddeld algemeen werkingsbudget van de afgelopen twee jaar zijn. Dit zijn de kosten van de basiswerking vermeerderd met de kosten van de projectwerking.
Er is gekozen voor factor 2 omdat BiJeVa de doelstellingsbestedingen in eigen beheer uitvoert en daardoor hogere risico’s loopt. Minimaal moet de continuïteitsreserve één keer haar gemiddeld algemeen werkingsbudget van de afgelopen twee jaar zijn.
Aan de continuïteitsreserve is geen beperktere noch ruimere bestedingsmogelijkheid door het bestuur gegeven dan gezien de doelstelling van BiJeVa zou zijn toegestaan.

Beleggingsprofiel van de Continuïteitsreserve

Vanuit een zorgplicht tegenover de gevers enerzijds en de belanghebbende bij de doelstelling anderzijds zal het beheer van de continuïteitsreserve zorgvuldig en op transparante wijze plaats vinden.
Uitgangspunt daarbij is wat volgt. Een deel van de continuïteitsreserve moet snel beshikbaar zijn en te grote fluctuaties van deze reserve kunnen bij eventuele calamiteiten tot problemen leiden. Flexibiliteit en een laag beleggingsrisico zijn voor de continuïteitsreserve belangrijke factoren. Het bestuur kiest zelfs voor absolute hoofdsombescherming die op koopkracht in stand dient te blijven ook al is de kans dat de totale reserve wordt aangesproken heel klein. Zogenaamd risicoloos beleggen is echter niet in alle gevallen een garantie voor waardebehoud. Er zal dan ook rekening moeten gehouden worden met de maximum draagwijdte (dekking) van de beschermingsregeling voor deposito’s en financiële instrumenten per financiële instelling wanneer zich een toestand zou voordoen waarbij de financiële instelling in gebreke zou blijven. Er dienen m.a.w. spaarrekeningen bij meerdere bankinstellingen aangehouden te worden. De beheerskosten dienen daarbij zo laag mogelijk te zijn.

_________________________